Een betalingsherinnering is wettelijk verplicht als je een consument aanmaant voor een openstaande factuur. Je mag niet zomaar incassokosten in rekening brengen zonder eerst één gratis betalingsherinnering te sturen. Dit geldt alleen bij consumenten, niet bij zakelijke klanten. De verplichting staat in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK).
Deze regel beschermt consumenten tegen onverwachte extra kosten. Als je de herinnering overslaat of niet aan de wettelijke eisen voldoet, mag je geen incassokosten doorberekenen, ook niet als de consument daarna nog steeds niet betaalt.
Wanneer is een betalingsherinnering verplicht?
De verplichting geldt zodra je een consument aanmaant voor een factuur die niet op tijd is betaald. Stuur je gelijk een formele aanmaning met incassokosten, dan is dat niet toegestaan. Je moet de consument eerst de kans geven alsnog te betalen zonder extra kosten. Pas daarna, als ook die herinnering geen resultaat heeft, mag je incassokosten toevoegen.
Bij zakelijke klanten (B2B) geldt deze verplichting niet. Daar gelden andere afspraken, en incassokosten kun je in principe direct na het verstrijken van de betalingstermijn in rekening brengen als dat contractueel of via algemene voorwaarden is vastgelegd.
Eisen waaraan de betalingsherinnering moet voldoen
De herinnering moet aan een aantal concrete voorwaarden voldoen om rechtsgeldig te zijn. Ontbreekt één van deze elementen, dan telt de herinnering niet mee en mag je nog geen incassokosten rekenen.
- De herinnering is schriftelijk (brief of e-mail met bevestiging van ontvangst).
- De herinnering vermeldt duidelijk het openstaande bedrag.
- De consument krijgt een betalingstermijn van minimaal 14 dagen om alsnog te betalen.
- De herinnering vermeldt expliciet welke incassokosten volgen als er niet binnen die termijn wordt betaald.
- De hoogte van die incassokosten staat erin vermeld.
De 14-dagentermijn begint te lopen de dag nadat de consument de herinnering heeft ontvangen. Let dus op de verzenddatum als je per post stuurt. Bij e-mail is dat iets eenvoudiger te bewijzen, maar zorg ook dan voor een bevestiging of leesbevestiging.
Wat mag je aan incassokosten rekenen na de herinnering?
Betaalt de consument ook na de 14 dagen niet, dan mag je de wettelijke incassokosten in rekening brengen. De hoogte is wettelijk vastgelegd en afhankelijk van het openstaande bedrag. Bij een factuur van 250 euro bedragen de wettelijke incassokosten minimaal 40 euro. Het minimum ligt bij 40 euro, ook bij kleine bedragen. Boven een bepaald bedrag gelden percentages die oplopen, maar met een maximum. De exacte staffel staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
Je mag nooit méér incassokosten rekenen dan wettelijk is toegestaan bij consumenten. Hogere bedragen in je algemene voorwaarden zetten helpt niet: de wet gaat voor.
Consument versus ondernemer: het verschil
Het onderscheid tussen een consument en een zakelijke klant is bepalend. Een consument is iemand die buiten zijn beroep of bedrijf handelt, een particulier dus. Twijfel je of je klant een consument is? Ga dan uit van de strengste variant en stuur altijd een gratis betalingsherinnering. Zo zit je nooit fout.
Bij een zakelijke klant heb je meer vrijheid, maar ook dan is een duidelijke aanmaning slim. Het voorkomt discussie en toont aan dat je de schuldenaar serieus de kans hebt gegeven om te betalen voordat je verdere stappen zet.
Kort gezegd: sla de betalingsherinnering nooit over als je te maken hebt met een consument. Zonder die verplichte herinnering met de juiste inhoud en de 14-dagentermijn, heb je juridisch gezien geen recht op incassokosten. Het kost je misschien een paar dagen, maar het is de enige manier om je vordering volledig te kunnen verhalen.