Een aanmaning voor een factuur is een schriftelijke herinnering aan een klant of schuldenaar die een rekening niet op tijd heeft betaald. Je stuurt dit bericht nadat de betalingstermijn is verlopen, om de betaling alsnog te krijgen. Een aanmaning is in Nederland ook een juridisch vereiste stap voordat je verdere actie kunt ondernemen, zoals het inschakelen van een incassobureau of een rechter.
Hieronder lees je precies wat een aanmaning moet bevatten, wanneer je hem stuurt en waar je op moet letten om hem juridisch correct te doen.
Wat moet er in een aanmaning voor een factuur staan?
Een aanmaning is meer dan een vriendelijke reminder. Om juridisch geldig te zijn, moet de brief een aantal concrete onderdelen bevatten:
- Datum van de aanmaning zodat duidelijk is wanneer je hebt gemaand.
- Jouw naam en adres als schuldeiser en de naam en het adres van de schuldenaar.
- Het factuurnummer en de factuurdatum van de onbetaalde rekening.
- Het openstaande bedrag, inclusief btw.
- De oorspronkelijke betalingstermijn en de datum waarop die is verlopen.
- Een nieuwe, redelijke betalingstermijn, meestal veertien dagen.
- De aankondiging van gevolgen als er niet wordt betaald, zoals incassokosten of juridische stappen.
Vermeld ook je bankrekeningnummer zodat de schuldenaar direct kan betalen. Klinkt logisch, maar wordt regelmatig vergeten.
Wanneer stuur je een aanmaning?
Je stuurt een aanmaning zodra de betalingstermijn op de factuur is verlopen en je nog geen betaling hebt ontvangen. Stel dat je een factuur stuurt met een betalingstermijn van dertig dagen en het geld is er op dag 31 nog niet, dan mag je die dag al aanmanen. Je bent niet verplicht eerst een vriendelijke herinnering te sturen, al kiezen veel bedrijven daar in de praktijk wel voor.
In Nederland geldt dat je de schuldenaar in verzuim moet stellen voordat je aanspraak kunt maken op wettelijke rente en incassokosten. De aanmaning is het moment waarop dat verzuim ingaat, mits de nieuwe betalingstermijn daarin staat. Stel je die termijn op veertien dagen, dan gaat het verzuim in zodra die veertien dagen voorbij zijn zonder betaling.
Incassokosten en wettelijke rente melden in de aanmaning
Als je incassokosten wilt kunnen vorderen, moet je die expliciet aankondigen in de aanmaning. Dit volgt uit de Wet incassokosten (WIK). Zonder deze aankondiging kun je die kosten later niet zomaar in rekening brengen. Voor consumenten gelden vaste maximale incassotarieven op basis van een staffel. Voor zakelijke schuldenaren kun je in principe vrij onderhandelen over de kosten, tenzij je niets hebt afgesproken; dan geldt ook een redelijkheidstoets.
Een voorbeeld van hoe je dit formuleert in de aanmaning: “Als u niet betaalt binnen veertien dagen na dagtekening van deze brief, bent u naast het openstaande bedrag ook de wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.”
Voorbeeld van een aanmaning: de opbouw
Een duidelijke aanmaning volgt een vaste structuur. Hieronder een praktische opbouw die je kunt gebruiken als basis:
- Aanhef: formeel, met naam als je die weet.
- Eerste alinea: constateer dat de factuur (noem het nummer en bedrag) onbetaald is gebleven.
- Tweede alinea: geef een nieuwe betalingstermijn van veertien dagen.
- Derde alinea: kondig aan wat er gebeurt als er niet wordt betaald, zoals incassokosten en rente.
- Afsluiting: vriendelijk maar zakelijk, met jouw contactgegevens en bankrekening.
Houd de toon zakelijk maar niet agressief. Een bedreigende brief wekt weerstand op, terwijl een heldere en respectvolle aanmaning vaker leidt tot snelle betaling.
Stuur je de aanmaning per post of per e-mail?
Beide mogen, maar ze hebben elk een ander bewijsrisico. Per e-mail is snel en goedkoop, maar het is moeilijker te bewijzen dat de ontvanger de mail ook echt heeft gekregen en gelezen. Per post met aangetekende brief heb je een bewijs van verzending. Voor kleine bedragen is e-mail prima. Bij hogere bedragen of als je verwacht dat het escaleert naar de rechter, is aangetekende post verstandiger. Soms stuur je allebei: de aanmaning per e-mail én per aangetekende post, zodat je altijd een bewijsmiddel hebt.
Wat doe je als de aanmaning wordt genegeerd?
Als de schuldenaar niet reageert en niet betaalt binnen de gestelde termijn, zijn er een paar vervolgstappen:
- Incassobureau: zij nemen het verdere traject over, vaak op no cure no pay-basis.
- Advocaat of deurwaarder: zinvol bij hogere bedragen of als de schuldenaar betwist dat hij iets verschuldigd is.
- Kantonrechter: voor vorderingen tot 25.000 euro kun je zelf een procedure starten bij de kantonrechter, zonder verplichte advocaat.
Bewaar altijd een kopie van de aanmaning en het bewijs van verzending. Dat heb je nodig als het tot een rechtszaak komt.
Een goede aanmaning is kort, concreet en compleet: het factuurnummer erin, een harde betalingstermijn, en de aankondiging van kosten als er niet wordt betaald. Stuur hem zo snel mogelijk na het verlopen van de betalingstermijn, want hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je nog betaald wordt.