Een betalingsherinnering sturen doe je zodra een factuur na de afgesproken betaaltermijn nog niet is voldaan. Dat klinkt eenvoudig, maar de toon, het moment en de inhoud maken een groot verschil of een klant alsnog snel betaalt of juist afhaakt. In dit artikel lees je precies hoe je dat aanpakt.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
De meeste facturen hebben een betaaltermijn van 14 of 30 dagen. Staat er geen termijn op de factuur, dan geldt wettelijk een betalingstermijn van 30 dagen. Betaalt een klant niet binnen die termijn? Dan mag je direct een herinnering sturen. Je hoeft daar niet weken mee te wachten.
Een eerste herinnering stuur je bij voorkeur op de eerste of tweede werkdag na het verstrijken van de termijn. Wacht je langer, dan geef je onbedoeld het signaal dat het niet zo nauw luistert. Snel handelen laat zien dat je je administratie serieus neemt.
Zo stel je een betalingsherinnering op
Een goede herinnering is vriendelijk maar duidelijk. Ga er in de eerste herinnering vanuit dat de klant de factuur misschien gewoon vergeten is. Dat komt vaker voor dan je denkt. Houd de toon zakelijk en correct, zonder meteen dreigend te klinken.
Neem in elk geval deze informatie op:
- Het factuurnummer en de factuurdatum
- Het openstaande bedrag
- De oorspronkelijke betaaltermijn en de nieuwe uiterste betaaldatum
- Je betaalgegevens (IBAN en tenaamstelling)
- Een contactmogelijkheid als de klant vragen heeft
Vermeld de nieuwe uiterste betaaldatum heel concreet. Schrijf dus niet “zo snel mogelijk” maar “uiterlijk 15 juli 2025”. Dat geeft de klant geen ruimte voor vrije interpretatie.
Voorbeeldtekst voor een eerste betalingsherinnering
Hieronder een kort voorbeeld dat je direct kunt aanpassen:
Geachte [naam],
Onlangs stuurden wij u factuur [nummer] d.d. [datum] voor een bedrag van [bedrag]. Tot op heden hebben wij de betaling nog niet ontvangen. Mogelijk is deze factuur u ontgaan.
Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande bedrag van [bedrag] vóór [nieuwe datum] over te maken op rekening [IBAN] t.n.v. [naam]. Heeft u vragen? Neem dan gerust contact met ons op.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam en bedrijf]
Eerste herinnering werkt niet: wat dan?
Reageert de klant niet na de eerste herinnering? Stuur dan na zeven tot veertien dagen een tweede, striktere aanmaning. De toon wordt hier zakelijker. Je kunt nu vermelden dat je bij uitblijvende betaling wettelijke rente en incassokosten in rekening brengt.
In Nederland heb je bij zakelijke klanten recht op wettelijke handelsrente vanaf de dag na het verstrijken van de betaaltermijn. Bij particuliere klanten geldt de gewone wettelijke rente. Daarnaast mag je incassokosten doorberekenen als je dat van tevoren hebt aangekondigd, of als de klant in verzuim is.
Pas bij een derde aanmaning of volledig uitblijven van reactie is het verstandig om een incassobureau in te schakelen of een advocaat te raadplegen. Dat brengt kosten met zich mee, maar verhoogt de kans op betaling aanzienlijk bij hardnekkige wanbetalers.
Betalingsherinnering per e-mail of per post?
Een herinnering per e-mail is snel en goedkoop. Voor de meeste gevallen is dat prima. Stuur je een tweede of derde aanmaning, overweeg dan ook een aangetekende brief. Dat is juridisch sterker: je kunt later aantonen dat de klant de aanmaning heeft ontvangen. Die bewijspositie kan belangrijk zijn als je uiteindelijk naar de rechter stapt.
Bel de klant ook even na als er geen reactie komt op een e-mail. Een telefoontje lost veel sneller misverstanden op en laat zien dat je de zaak serieus neemt. Veel betalingsproblemen blijken na een gesprek ineens makkelijk oplosbaar.
Veelgemaakte fouten bij het sturen van een betalingsherinnering
- Te lang wachten: hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om betaald te krijgen.
- Geen nieuwe betaaldatum noemen: zonder concrete datum weet de klant niet wanneer jij actie verwacht.
- Te agressieve toon in de eerste herinnering: dat beschadigt de klantrelatie onnodig, terwijl de klant wellicht gewoon vergeten was te betalen.
- Geen kopie van de factuur meesturen: klanten beweren soms de factuur niet te hebben ontvangen. Stuur altijd een kopie mee.
- Niet opvolgen: een herinnering sturen en daarna niets doen geeft het signaal dat jij het ook niet zo serieus neemt.
Een betalingsherinnering sturen is in de meeste gevallen voldoende om betaling los te maken. Wees vriendelijk maar consequent, houd een duidelijke tijdlijn aan en doe wat je aankondigt. Zo houd je je cashflow gezond en laat je zien dat je een professioneel bedrijf runt.