Een betalingsherinnering voorbeeld geeft je meteen een bruikbare basis om een openstaande factuur op een vriendelijke maar duidelijke manier bij je klant onder de aandacht te brengen. Hieronder vind je een concreet voorbeeld, de vaste onderdelen die niet mogen ontbreken, en tips over toon en timing.
Voorbeeld van een betalingsherinnering
Hieronder staat een kant-en-klaar voorbeeld dat je direct kunt aanpassen naar je eigen situatie:
Onderwerp: Betalingsherinnering factuur [factuurnummer]
Beste [naam klant],
Onlangs stuurden wij u factuur [factuurnummer] van [datum], voor een bedrag van [bedrag]. Tot op heden hebben wij de betaling nog niet ontvangen. Mogelijk is de factuur u door de drukte ontgaan.
Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande bedrag van [bedrag] vóór [uiterste betaaldatum] over te maken op rekeningnummer [IBAN] onder vermelding van [factuurnummer].
Heeft u de factuur al betaald? Dan kunt u dit bericht als niet verzonden beschouwen. Neem bij vragen gerust contact met ons op.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Bedrijfsnaam]
[Telefoonnummer / e-mailadres]
Wat hoort er altijd in een betalingsherinnering?
Een goede herinnering is kort en bevat alle informatie die de klant nodig heeft om direct te betalen. Zorg dat deze onderdelen er altijd in staan:
- Het factuurnummer en de oorspronkelijke factuurdatum
- Het openstaande bedrag (inclusief btw als dat van toepassing is)
- De nieuwe, concrete betaaldatum (geef een vaste datum, niet “zo snel mogelijk”)
- Je IBAN-rekeningnummer en de betalingsreferentie
- Je contactgegevens voor vragen
Voeg ook altijd een kopie van de originele factuur bij als bijlage. Klanten zeggen soms dat ze de factuur nooit hebben ontvangen. Met een bijlage voorkom je die discussie.
Vriendelijk of formeel: welke toon kies je?
Bij een eerste herinnering is een vriendelijke toon de beste aanpak. Ga er in je tekst van uit dat de klant de factuur over het hoofd heeft gezien, niet dat hij bewust niet betaalt. Dat bewaart de relatie en leidt sneller tot betaling.
Pas de toon aan per stap in het proces. Een eerste herinnering is vriendelijk en neutraal. Een tweede herinnering is zakelijker en noemt eventuele gevolgen, zoals incassokosten. Pas bij een derde aanmaning of een aanmaning die wijst op juridische stappen wordt de toon formeel en direct.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Stuur een eerste herinnering zodra de betalingstermijn is verlopen. Bij een standaard betalingstermijn van 30 dagen betekent dat op dag 31. Wacht niet te lang: hoe later je herinnert, hoe lastiger het wordt om betaald te krijgen.
Gebruik bij voorkeur dit schema:
- Dag 1 tot en met 30: betalingstermijn loopt
- Dag 31: eerste (vriendelijke) betalingsherinnering, geef 7 tot 14 dagen extra
- Dag 45 tot 48: tweede aanmaning, zakelijker van toon, met vermelding van mogelijke incassokosten
- Dag 60 of later: formele aanmaning of overdracht aan incassobureau
Als je incassokosten wilt kunnen doorberekenen aan een consument, ben je wettelijk verplicht eerst een aanmaning te sturen met een betalingstermijn van minstens 14 dagen. Dat is de zogeheten veertiendagenbrief. Dit geldt specifiek bij zakendoen met particulieren (B2C), niet automatisch bij andere bedrijven (B2B).
E-mail of brief?
Een betalingsherinnering per e-mail is snel en goedkoop, maar een brief per post valt meer op en maakt een serieuze indruk. In de praktijk beginnen de meeste ondernemers met een e-mail. Als die geen reactie oplevert, volgt een brief. Bij hogere bedragen of langlopende betalingsproblemen is aangetekende post aan te raden, zodat je kunt bewijzen dat de klant de herinnering heeft ontvangen.
Gebruik het voorbeeld hierboven als vertrekpunt en pas het aan op jouw situatie en toon. Een duidelijke, vriendelijke herinnering met alle benodigde betalingsgegevens is in de meeste gevallen genoeg om een openstaande factuur alsnog snel betaald te krijgen.