Een aanmaning met aankondiging van incassokosten is een formele brief waarmee je een schuldenaar een laatste kans geeft te betalen, en waarbij je tegelijk aankondigt dat je incassokosten in rekening brengt als hij niet alsnog betaalt. Hoe zo’n brief eruitziet en wat er wettelijk verplicht in moet staan, lees je hieronder. Inclusief een concreet voorbeeld dat je direct kunt gebruiken.
Wanneer stuur je een aanmaning met incassokosten?
Een aanmaning met aankondiging van incassokosten stuur je als een eerste herinnering geen resultaat heeft gehad. Wettelijk gezien heb je bij consumenten een verplichte aanmaningsbrief nodig voordat je incassokosten mag doorberekenen. Dit vloeit voort uit de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK), die geldt voor vorderingen op particulieren.
De brief moet de schuldenaar minimaal 14 dagen de tijd geven om alsnog te betalen. Pas als die termijn verstreken is zonder betaling, mag je incassokosten toevoegen aan de vordering. Sla je deze stap over, dan kun je de incassokosten later niet opeisen. Dit is dus niet een optionele formaliteit, maar een harde wettelijke eis.
Wat moet er wettelijk in de aanmaning staan?
De wet stelt een aantal eisen aan de inhoud van de aanmaningsbrief. Als een van deze onderdelen ontbreekt, telt de termijn van 14 dagen niet mee en kun je geen incassokosten in rekening brengen. De volgende punten moeten er in elk geval in staan:
- De naam en het adres van de schuldenaar
- De datum van de brief
- Het openstaande bedrag dat betaald moet worden
- Een betalingstermijn van minimaal 14 dagen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van de brief
- Het exacte bedrag aan incassokosten dat verschuldigd wordt als er niet op tijd betaald wordt
- De manier waarop betaald kan worden (rekeningnummer, betaalreferentie)
Het bedrag aan incassokosten is wettelijk bepaald. De minimumvergoeding is 40 euro. Daarboven geldt een staffel op basis van de hoofdsom. Op een vordering van 500 euro is de incassovergoeding bij consumenten maximaal 75 euro (15%). Op een vordering van 1.000 euro is dat maximaal 150 euro. De staffel loopt op tot een wettelijk maximum. Controleer altijd de actuele staffel via de officiële wettekst of rechtspraak.nl, want de percentages liggen wettelijk vast.
Voorbeeld aanmaning met incassokosten
Hieronder staat een concreet voorbeeld dat je kunt aanpassen naar jouw situatie. Let op: gebruik je werkelijke bedragen en zorg dat de datum en betaaltermijn kloppen.
[Jouw naam of bedrijfsnaam]
[Jouw adres]
[Postcode en woonplaats]
[Jouw e-mailadres of telefoonnummer]
[Naam schuldenaar]
[Adres schuldenaar]
[Postcode en woonplaats schuldenaar]
Plaats, [datum]
Betreft: laatste aanmaning en aankondiging incassokosten
Geachte [naam schuldenaar],
Op [datum factuur] hebben wij u een factuur gestuurd met nummer [factuurnummer] voor een bedrag van [bedrag in euro]. Ondanks onze eerdere herinnering van [datum herinnering] hebben wij tot op heden geen betaling ontvangen.
Wij verzoeken u vriendelijk, maar dringend, het openstaande bedrag van [bedrag in euro] uiterlijk binnen 14 dagen na dagtekening van deze brief te voldoen op rekeningnummer [IBAN] ten name van [naam], onder vermelding van [betaalreferentie of factuurnummer].
Als wij na deze termijn nog geen betaling hebben ontvangen, zijn wij genoodzaakt incassomaatregelen te treffen. Op grond van de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten bent u in dat geval naast de hoofdsom ook incassokosten verschuldigd van [bedrag incassokosten] euro. Het totaal dat u dan verschuldigd bent, bedraagt [hoofdsom + incassokosten] euro.
Wij gaan ervan uit dat betaling binnen de gestelde termijn plaatsvindt en zien uw betaling graag tegemoet.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam of handtekening]
[Functie, indien van toepassing]
[Bedrijfsnaam, indien van toepassing]
Veelgemaakte fouten bij de aanmaning
Een veelgemaakte fout is het noemen van een te korte betaaltermijn. Schrijf je “binnen 10 dagen”, dan is de brief formeel niet geldig voor het opeisen van incassokosten. De 14-dagentermijn is een minimumeis, niet een richtlijn.
Een andere fout is het weglaten van het exacte bedrag aan incassokosten. Je mag niet schrijven “er worden incassokosten in rekening gebracht” zonder een concreet bedrag te noemen. De wet verplicht je dat bedrag vooraf te specificeren, zodat de schuldenaar precies weet waar hij aan toe is.
Tot slot sturen sommige schuldeisers de aanmaning per e-mail en nemen ze aan dat de 14-dagentermijn op dezelfde dag begint. Dat is niet automatisch het geval. De termijn begint te lopen de dag nadat de brief is ontvangen. Bij aangetekend versturen weet je zeker wanneer de brief is aangekomen en staat je dossier sterker als je later naar de rechter moet.
Stuur de aanmaning bij twijfel altijd aangetekend, bewaar een kopie van de brief en noteer de verzenddatum. Zo kun je later aantonen dat je aan alle wettelijke vereisten hebt voldaan en de incassokosten terecht in rekening hebt gebracht.