Een betalingsherinnering is een vriendelijke eerste melding dat een factuur nog openstaat. Een aanmaning is een stap verder: daarmee zet je de debiteur formeel onder druk om alsnog te betalen, vaak met een duidelijke deadline en gevolgen als die deadline niet gehaald wordt. Het verschil zit hem in toon, juridisch gewicht en de stap die erop volgt.
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering stuur je als een factuur te laat betaald wordt, maar je er vanuit gaat dat de klant het gewoon vergeten is. De toon is vriendelijk en niet beschuldigend. Je informeert de debiteur dat de betalingstermijn verlopen is en vraagt beleefd om alsnog te betalen.
In de betalingsherinnering vermeld je doorgaans het factuurnummer, het openstaande bedrag en een nieuwe betaaldatum. Er zijn nog geen extra kosten aan verbonden, tenzij je in je algemene voorwaarden al iets hebt vastgelegd over vertragingsrente. De betalingsherinnering heeft weinig juridisch gewicht op zichzelf, maar is wel een goede eerste stap die je achteraf kunt aantonen als de zaak escaleert.
Wat is een aanmaning?
Een aanmaning volgt als de betalingsherinnering geen resultaat heeft opgeleverd. De toon is zakelijker en duidelijker. Je maakt de debiteur expliciet duidelijk dat betaling uitblijft, dat er nu een harde deadline geldt en wat de gevolgen zijn als die niet gehaald wordt. Denk daarbij aan het doorberekenen van incassokosten, het inschakelen van een deurwaarder of het starten van een rechtszaak.
Een aanmaning heeft meer juridische betekenis dan een herinnering. Vanaf het moment dat de debiteur een aanmaning heeft ontvangen, is hij formeel “in gebreke”. Dat is relevant als je later incassokosten wilt doorbelasten, want in Nederland gelden voor particulieren regels op basis van de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). Die wet stelt dat je eerst een aanmaning moet sturen met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen voordat je wettelijke incassokosten mag rekenen.
Verschil betalingsherinnering en aanmaning op een rij
| Kenmerk | Betalingsherinnering | Aanmaning |
|---|---|---|
| Toon | Vriendelijk, informerend | Zakelijk, dwingend |
| Moment | Kort na het verlopen van de betaaltermijn | Na een of meer herinneringen zonder resultaat |
| Deadline | Gewenst, maar minder strikt | Verplicht, minimaal 14 dagen (bij consumenten) |
| Incassokosten | Nee (tenzij al vastgelegd in voorwaarden) | Ja, mogen worden aangekondigd en doorbelasten |
| Juridisch gewicht | Beperkt | Debiteur is formeel in gebreke |
Wanneer stuur je welk document?
De volgorde in de praktijk ziet er doorgaans zo uit: je stuurt eerst de originele factuur, daarna een betalingsherinnering als de betaaltermijn verstreken is, en pas daarna een aanmaning als de herinnering geen effect heeft. Sommige bedrijven sturen twee herinneringen voordat ze overstappen op een aanmaning, anderen gaan al na één herinnering direct tot aanmaning over. Hoe snel je handelt, hangt af van je eigen beleid en de relatie met de klant.
Heb je te maken met een zakelijke debiteur (B2B)? Dan gelden de WIK-regels niet automatisch, maar je kunt in je algemene voorwaarden zelf afspraken vastleggen over vertragingsrente en incassokosten. Bij consumenten (B2C) ben je wettelijk verplicht de 14-dagentermijn te respecteren voordat je kosten in rekening mag brengen.
Wat komt na de aanmaning?
Als de aanmaning ook geen betaling oplevert, zijn er een paar vervolgstappen mogelijk. Je kunt een incassobureau inschakelen, een deurwaarder inschakelen of naar de rechter stappen. In de zakelijke praktijk wordt soms nog een extra stap gezet: de sommatie of ingebrekestelling. Dat is een nog formeler document, vaak opgesteld door een advocaat of deurwaarder, waarmee je officieel aangeeft dat je juridische stappen gaat ondernemen als er niet betaald wordt.
De reeks loopt dus van vriendelijk naar formeel: betalingsherinnering, aanmaning, sommatie of ingebrekestelling, en daarna eventueel een gerechtelijke procedure. Hoe eerder je de stappen zet, hoe groter de kans dat je zonder rechter toch je geld ontvangt.
Stuur je aanmaning altijd schriftelijk en bewaar een kopie, bij voorkeur met een lees- of ontvangstbevestiging als je per e-mail werkt. Zo kun je later aantonen dat de debiteur de aanmaning heeft ontvangen, wat van belang is als de zaak toch voor de rechter komt.