Een aanmaning is een schriftelijke herinnering aan een klant of schuldenaar om een openstaande factuur alsnog te betalen. Hieronder vind je een concreet voorbeeld van een aanmaning dat je direct kunt gebruiken of aanpassen aan jouw situatie.
Voorbeeld aanmaning: de volledige tekst
Kopieer de onderstaande tekst en vul de vetgedrukte velden in met je eigen gegevens:
[Jouw naam / bedrijfsnaam]
[Adres]
[Postcode en plaats]
[E-mail / telefoonnummer]
[Naam schuldenaar]
[Adres schuldenaar]
[Postcode en plaats schuldenaar]
[Plaats], [datum]
Betreft: aanmaning factuur [factuurnummer] d.d. [factuurdatum]
Geachte [naam],
Wij verwijzen naar onze factuur met nummer [factuurnummer] van [factuurdatum] ten bedrage van € [bedrag], met een betalingstermijn van [X] dagen. Tot op heden hebben wij uw betaling niet ontvangen.
Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande bedrag van € [bedrag] binnen 14 dagen na dagtekening van deze brief over te maken op rekeningnummer [IBAN] ten name van [naam], onder vermelding van factuurnummer [factuurnummer].
Indien wij uw betaling niet binnen de gestelde termijn ontvangen, zijn wij genoodzaakt verdere maatregelen te treffen. Dit kan betekenen dat wij het bedrag verhogen met wettelijke rente en incassokosten, en de vordering overdragen aan een incassobureau of advocaat.
Wij gaan ervan uit dat betaling snel zal plaatsvinden en zien uw overmaking tegemoet.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Functie]
[Bedrijfsnaam]
Wat moet er in een goede aanmaning staan?
Een aanmaning is alleen effectief als hij compleet is. Zorg dat de volgende onderdelen altijd aanwezig zijn:
- Je eigen naam en contactgegevens, zodat de schuldenaar weet bij wie hij terecht kan met vragen.
- De naam en het adres van de schuldenaar, zodat duidelijk is aan wie de brief is gericht.
- Het factuurnummer en de factuurdatum, zodat de schuldenaar de factuur kan terugvinden.
- Het openstaande bedrag, exact en zonder ruimte voor discussie.
- Een duidelijke betalingstermijn, gebruikelijk is 14 dagen na dagtekening.
- Jouw bankgegevens (IBAN en naam), zodat betaling direct mogelijk is.
- Een aankondiging van gevolgen, zoals incassokosten of juridische stappen, bij uitblijven van betaling.
Verstuur de aanmaning per e-mail of post?
Beide manieren zijn geldig. Per e-mail is sneller, maar aangetekende post heeft een belangrijk voordeel: je kunt bewijzen dat de brief is aangekomen. Dat bewijs kan je later van pas komen als de zaak escaleert naar een incassoprocedure of rechter. Stuur je de aanmaning per e-mail, bewaar dan altijd een kopie in je verzonden items en vraag een leesbevestiging op.
In veel gevallen werkt een combinatie het best: stuur de aanmaning per e-mail én per aangetekende post tegelijk. Zo bereik je de schuldenaar snel én bouw je een bewijs op.
Hoeveel aanmaningen stuur je?
Er is geen wettelijk verplicht aantal aanmaningen. In de praktijk versturen de meeste bedrijven één of twee betalingsherinneringen voordat zij overgaan tot een formele aanmaning. Bij de formele aanmaning kondig je voor het eerst concrete gevolgen aan, zoals wettelijke rente en incassokosten. Na deze aanmaning kun je, als betaling uitblijft, een incassobureau inschakelen of een gerechtelijke procedure starten.
Stel je een tweede aanmaning op, dan kun je de toon iets zakelijker maken en de gevolgen concreter benoemen, bijvoorbeeld door het exacte bedrag aan incassokosten te noemen dat je in rekening gaat brengen.
Incassokosten na een aanmaning: hoe werkt dat?
Stuur je een aanmaning en blijft betaling uit, dan heb je recht op wettelijke incassokosten. Deze kosten zijn in Nederland vastgesteld via de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). De hoogte hangt af van de hoogte van de vordering. Bij een openstaande factuur van € 500 zijn de wettelijke incassokosten naar schatting rond de € 75 (minimumbedrag in 2026). Bij hogere bedragen stijgen de kosten procentueel mee, maar gelden er percentages die per schijf afnemen.
Vermeld in je aanmaning dus niet zomaar een bedrag aan incassokosten, maar houd de wettelijke staffel aan. Zo sta je juridisch sterk als de schuldenaar de kosten betwist.
Heb je na één of twee aanmaningen nog steeds geen betaling ontvangen, dan is het verstandig om de stap naar een incassobureau of advocaat te overwegen. Een aanmaning is een krachtig signaal, maar soms is professionele hulp nodig om je geld daadwerkelijk te innen.