Een betalingsherinnering per mail sturen is de snelste en meest gebruikelijke manier om een klant vriendelijk te wijzen op een openstaande factuur. Je verstuurt de mail zodra de betalingstermijn verstreken is, voegt de originele factuur als bijlage toe en houdt de toon beleefd maar duidelijk. Hieronder lees je precies hoe je zo’n mail opbouwt, wanneer je hem verstuurt en wat je daarna doet als er geen reactie komt.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering mail?
De betalingstermijn op een factuur is meestal 14 of 30 dagen. Verstrijkt die termijn zonder betaling, dan stuur je de eerste herinnering. Wacht daar niet te lang mee. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het wordt om betaald te krijgen. Een goede vuistregel: stuur de eerste betalingsherinnering via mail uiterlijk 3 tot 7 dagen na het verstrijken van de termijn.
Houd er rekening mee dat een klant de factuur soms gewoon over het hoofd heeft gezien. De eerste herinnering is dan ook geen aanklacht, maar een vriendelijke nudge. Dat verdient een andere toon dan een tweede of derde aanmaning.
Wat zet je in een betalingsherinnering mail?
Een goede herinneringsmail is kort en concreet. De ontvanger moet in één oogopslag zien wat er van hem verwacht wordt. Gebruik onderstaande opbouw:
- Onderwerpregel: duidelijk en direct, zoals “Betalingsherinnering factuur [factuurnummer] – [bedrijfsnaam]”
- Aanhef: gebruik de naam van de contactpersoon als je die kent
- Openingszin: wijs vriendelijk op de openstaande factuur
- Kerngegevens: factuurnummer, factuurdatum, openstaand bedrag en de (verlopen) betalingstermijn
- Verzoek: vraag de klant het bedrag binnen een nieuwe, korte termijn te voldoen (bijvoorbeeld 7 dagen)
- Bijlage: voeg de originele factuur opnieuw toe
- Afsluiting: vriendelijk, met contactgegevens voor vragen
Voeg altijd de factuur als bijlage toe, ook al heb je die al eerder gestuurd. Zo maak je het de ontvanger zo makkelijk mogelijk om direct te betalen of de betaling door te sturen naar de financiële afdeling.
Voorbeeldtekst voor een eerste betalingsherinnering
Hieronder staat een concrete voorbeeldmail die je direct kunt aanpassen:
Onderwerp: Betalingsherinnering factuur 2025-047
Beste [naam],
Onlangs stuurden wij u factuur 2025-047 van [datum] voor een bedrag van €[bedrag]. De betalingstermijn van 14 dagen is inmiddels verstreken, maar wij hebben de betaling nog niet ontvangen.
Mogelijk is deze factuur u ontgaan. Wij vragen u vriendelijk het openstaande bedrag van €[bedrag] vóór [nieuwe datum] over te maken naar [rekeningnummer], onder vermelding van het factuurnummer.
Hebt u vragen of is er een reden waarom betaling op dit moment niet mogelijk is? Neem dan gerust contact met ons op, dan zoeken we samen naar een oplossing.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Bedrijfsnaam]
[Telefoonnummer]
Tweede en derde aanmaning: wanneer strenger worden?
Reageert de klant niet op de eerste herinneringsmail? Dan stuur je na 7 tot 14 dagen een tweede aanmaning. De toon wordt iets zakelijker. Je verwijst naar de eerdere herinnering en noemt expliciet dat je bij uitblijven van betaling verdere stappen overweegt, zoals het in rekening brengen van wettelijke rente of het inschakelen van een incassobureau.
In Nederland mag je bij te late betaling door zakelijke klanten (B2B) wettelijke handelsrente in rekening brengen. Die gaat automatisch lopen zodra de betalingstermijn verstreken is. Je hoeft dat niet apart aan te kondigen, maar het benoemen in een tweede aanmaning maakt de ernst van de situatie duidelijk.
Een derde aanmaning is feitelijk een laatste schriftelijke waarschuwing voor je een incassoprocedure start. Houd de tekst zakelijk, noem de totale schuld inclusief eventueel opgebouwde rente, en stel een definitieve betalingstermijn (vaak 7 dagen).
Veelgemaakte fouten bij een betalingsherinnering mail
- Te laat sturen: hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op betaling
- Geen nieuwe betaaltermijn noemen: zonder deadline is de urgentie voor de ontvanger laag
- Geen factuur bijvoegen: de klant moet zelf gaan zoeken, wat vertraging oplevert
- Een te agressieve toon in de eerste herinnering: dit beschadigt de relatie onnodig
- Niet bijhouden welke herinneringen je al stuurde: bij een eventuele incassoprocedure heb je dit overzicht nodig als bewijs
Bewaar elke betalingsherinnering mail in je administratie
Sla alle verstuurde herinneringsmails op, inclusief de datum van verzending. Dit is niet alleen handig voor je eigen overzicht, maar ook noodzakelijk als je later een incassoprocedure start of naar de rechter stapt. Een rechter of incassobureau wil zien dat je de klant meerdere keren en op correcte wijze hebt gemaand.
Gebruik je een boekhoudprogramma zoals Moneybird, Exact of Snelstart? De meeste van deze pakketten hebben een ingebouwde functie voor het automatisch versturen van betalingsherinneringen per mail. Dat scheelt tijd en zorgt voor een consistente opmaak en archivering.
Een betalingsherinnering via mail stuur je snel, maar doe het met aandacht voor de details: de juiste bedragen, een concrete betaaldatum en de factuur erbij. Dat vergroot de kans op betaling aanzienlijk en houdt de relatie met je klant intact.