Een betwiste vordering ontstaat wanneer een klant of opdrachtgever weigert een factuur te betalen met het argument dat jij een afspraak niet bent nagekomen, het werk niet goed hebt uitgevoerd of de factuur onjuist is. De schuld wordt dus betwist: de ander stelt dat er een geldige reden is om niet te betalen. Dat maakt incasseren een stuk lastiger dan bij een gewone onbetaalde factuur.
Het verschil met een gewone wanbetaler is belangrijk. Bij een niet-betwiste vordering erkent de schuldenaar de schuld maar betaalt hij niet. Bij een betwiste vordering ontkent hij de schuld zelf. Daarmee verschuif je van een incassokwestie naar een inhoudelijk juridisch conflict.
Veelvoorkomende redenen voor het betwisten van een vordering
Klanten geven uiteenlopende redenen om een factuur te betwisten. Sommige argumenten zijn te goeder trouw, andere zijn puur een manier om betaling uit te stellen. Veel voorkomende redenen zijn:
- Het werk zou niet zijn afgerond of zou gebrekkig zijn uitgevoerd.
- De prijs wijkt af van wat mondeling of schriftelijk is afgesproken.
- Er is geen schriftelijke overeenkomst en de klant ontkent de opdracht.
- De klant stelt schade te hebben geleden door jouw handelen en verrekent dat met de factuur.
- De factuur bevat een fout, zoals een verkeerd bedrag of een dubbele post.
Belangrijk is dat een klant niet zomaar kan zeggen “ik betwist dit”. Een betwisting moet ergens op gebaseerd zijn. Toch is dat in de praktijk soms moeilijk te beoordelen: de klant hoeft geen bewijs te leveren om een discussie te starten.
Wat doe je bij een betwiste vordering? Stap voor stap
Een betwiste vordering vraagt om een andere aanpak dan een standaard aanmaning. Ga gestructureerd te werk:
- Stap 1: Verzamel je bewijs. Zoek alle schriftelijke afspraken op: offertes, e-mails, opdrachtbevestigingen, foto’s van het geleverde werk en ondertekende documenten. Hoe meer schriftelijk bewijs, hoe sterker je positie.
- Stap 2: Reageer schriftelijk op de betwisting. Stuur een duidelijke brief of e-mail waarin je de argumenten van de klant punt voor punt weerleg je. Blijf zakelijk en feitelijk.
- Stap 3: Bied overleg aan. Soms lost een directe afspraak of een mediationgesprek het probleem sneller op dan een juridische procedure. Stel een termijn voor waarbinnen je een reactie verwacht.
- Stap 4: Stuur een formele aanmaning. Als overleg niets oplevert, stuur dan een aanmaning met een duidelijke betalingstermijn. Vermeld dat je verdere stappen zet als betaling uitblijft.
- Stap 5: Overweeg een incassobureau of juridische stap. Gespecialiseerde incassobureaus beoordelen of een betwisting terecht is. Is de betwisting ongegrond, dan kunnen zij of een advocaat de zaak voor je oppakken.
Wanneer is een betwisting terecht, en wanneer niet?
Een betwisting is terecht als de klant aantoont dat jij een afspraak niet bent nagekomen, of als de factuur aantoonbaar onjuist is. In dat geval heb je als schuldeiser een probleem: je kunt niet zomaar je volledige vordering incasseren. Je moet dan óf de fout herstellen óf het bedrag aanpassen.
Een betwisting is onterecht als de klant geen concreet argument heeft en de betwisting alleen bedoeld is om betaling te rekken. Dit is een tactiek die helaas regelmatig voorkomt. In dat geval staat de rechter doorgaans aan jouw kant, zeker als je de afspraken goed hebt vastgelegd. Een rechter kan bij een onterechte betwisting ook de proceskosten bij de klant neerleggen.
Betwiste vordering en de rechter
Kom je er samen niet uit, dan is de kantonrechter de volgende stap. Voor vorderingen tot 25.000 euro (grens in 2025) kun je naar de kantonrechter zonder verplichte tussenkomst van een advocaat. Je dient een dagvaarding of een verzoekschrift in en legt jouw bewijs over.
De rechter weegt dan de argumenten van beide partijen. Heeft de klant een deels terechte klacht, dan kan de rechter de vordering ook gedeeltelijk toewijzen. Betwist de klant ten onrechte, dan krijg jij in de meeste gevallen gelijk en kan de rechter ook de wettelijke rente en incassokosten toewijzen.
Eén valkuil: een rechtszaak kost tijd en geld, ook als je wint. Bereken vooraf of de vordering hoog genoeg is om een procedure te rechtvaardigen. Bij kleinere bedragen is een minnelijke schikking soms financieel verstandiger.
Voorkomen is beter dan oplossen
De meeste betwiste vorderingen zijn te voorkomen door goede afspraken vooraf. Leg altijd schriftelijk vast wat je levert, voor welke prijs en binnen welke termijn. Gebruik een ondertekende offerte of opdrachtbevestiging. Documenteer tussenstappen, zeker bij langlopende projecten. En stuur facturen met een duidelijke omschrijving die aansluit op de offerte. Hoe minder ruimte er is voor interpretatie, hoe moeilijker het voor een klant is om een vordering succesvol te betwisten.
Krijg je toch te maken met een betwiste vordering, handel dan snel en schriftelijk. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het wordt om je gelijk te halen. Bij twijfel over de kans van slagen is een kort adviesgesprek met een jurist of incassospecialist weinig risico en kan je veel tijd en geld besparen.