Een goede betalingsherinnering als zzp’er stuur je vriendelijk maar duidelijk: je noemt het openstaande bedrag, het factuurnummer en een nieuwe betaaltermijn. Hieronder vind je een concreet voorbeeld dat je direct kunt gebruiken, plus uitleg over wanneer en hoe je zo’n herinnering het beste verstuurt.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
De meeste zzp’ers hanteren een betaaltermijn van 14 of 30 dagen op hun facturen. Betaalt een klant niet op tijd, dan is een vriendelijke herinnering de eerste stap. Wacht niet te lang: stuur de herinnering zodra de betaaltermijn is verlopen, het liefst binnen een paar werkdagen. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je snel betaald wordt.
Een eerste herinnering is altijd vriendelijk van toon. Fouten komen voor: mensen vergeten een factuur, een e-mail belandt in de spam of iemand zit ziek thuis. Ga er in de eerste herinnering dus nog niet van uit dat er kwade wil in het spel is.
Betalingsherinnering voorbeeld zzp
Hieronder staat een voorbeeld dat je kunt aanpassen aan jouw situatie. Verander de cursief gedrukte delen naar jouw eigen gegevens.
| Onderdeel | Tekst |
|---|---|
| Onderwerp | Betalingsherinnering factuur [factuurnummer] |
| Aanhef | Beste [naam klant], |
| Openingszin | Onlangs stuurde ik je factuur [factuurnummer] van [datum] voor een bedrag van [bedrag inclusief btw]. |
| Kernboodschap | Tot op heden heb ik de betaling nog niet mogen ontvangen. Wellicht is de factuur je aandacht ontgaan; dat kan natuurlijk gebeuren. |
| Verzoek | Ik verzoek je vriendelijk het openstaande bedrag van [bedrag] vóór [nieuwe uiterste betaaldatum] over te maken naar rekeningnummer [IBAN] onder vermelding van het factuurnummer. |
| Afsluiting | Mocht je vragen hebben over deze factuur, neem dan gerust contact met me op. Alvast bedankt voor je betaling. |
| Ondertekening | Met vriendelijke groet, [jouw naam], [bedrijfsnaam], [telefoonnummer/e-mailadres] |
Wat zet je er zeker in?
Een betalingsherinnering werkt het beste als hij volledig en concreet is. Zorg dat de volgende gegevens er altijd in staan:
- Het factuurnummer en de oorspronkelijke factuurdatum
- Het openstaande bedrag (inclusief btw)
- Een nieuwe, concrete betaaldatum (bv. “uiterlijk 14 mei 2026”)
- Je IBAN-rekeningnummer
- Jouw contactgegevens
Voeg bij voorkeur ook een kopie van de originele factuur toe als bijlage. Dat voorkomt discussie over welke factuur het gaat en maakt het de klant gemakkelijk om direct te betalen.
Tweede herinnering of aanmaning
Betaalt de klant ook na de eerste herinnering niet? Dan stuur je een tweede, stevigere brief. De toon wordt formeler en je maakt duidelijk wat de gevolgen zijn als betaling uitblijft. Denk aan het verwijzen naar wettelijke rente of incassokosten. Volgens de Nederlandse wet heb je als ondernemer recht op wettelijke handelsrente vanaf de dag dat de betaaltermijn verstreek. Bij niet-betaling door een consument geldt een vergelijkbaar recht, maar dan op basis van de wettelijke rente voor consumenten.
Een voorbeeld van een aanmaningstekst:
“Ondanks onze eerdere herinnering van [datum] hebben wij uw betaling nog steeds niet ontvangen. Wij verzoeken u dringend het bedrag van [bedrag] uiterlijk op [datum] te voldoen. Bij uitblijven van betaling zijn wij genoodzaakt verdere stappen te ondernemen, waaronder het in rekening brengen van wettelijke rente en incassokosten.”
Versturen per e-mail of post?
De meeste zzp’ers sturen hun betalingsherinnering per e-mail. Dat is snel, goedkoop en je hebt direct bewijs van verzending. Bewaar de verzonden e-mail altijd in je administratie. Stuur je een aanmaning als het echt mis gaat, dan is een aangetekende brief verstandiger. Zo heb je een bewijsstuk dat de klant de brief heeft ontvangen, wat later van pas kan komen als je een incassobureau inschakelt of naar de rechter stapt.
Als eerste herinnering volstaat e-mail prima. Wacht bij geen reactie niet langer dan zeven tot tien dagen voor je de volgende stap zet.
Met dit voorbeeld en de bijbehorende uitleg kun je als zzp’er direct aan de slag. Houd je toon vriendelijk in de eerste ronde, wees duidelijk over bedragen en deadlines, en schakel snel op als er geen reactie komt. Zo vergroot je de kans op een snelle betaling zonder de klantrelatie onnodig te beschadigen.