Een eerste aanmaning stuur je als de betalingstermijn van een factuur is verstreken en je klant nog niet heeft betaald. Het is een schriftelijke herinnering waarin je de klant vriendelijk maar duidelijk vraagt om alsnog te betalen. Doe je dit op de juiste manier, dan vergroot je de kans op betaling én bouw je een sterke positie op als je later verdere stappen moet zetten.
Wanneer stuur je een eerste aanmaning?
De meeste facturen hebben een betalingstermijn van 14 of 30 dagen. Wordt die datum overschreden zonder dat je betaling hebt ontvangen, dan is het moment voor een eerste aanmaning aangebroken. Wacht hier niet te lang mee. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het vaak wordt om een openstaand bedrag nog te innen.
In de meeste gevallen stuur je de eerste aanmaning zo’n twee tot vijf dagen na het verstrijken van de betalingstermijn. Dit geeft de klant een kleine buffer voor een eventuele vertraging bij de verwerking, maar laat ook duidelijk zien dat je de factuur in de gaten houdt.
Wat zet je in de eerste aanmaning?
Een goede eerste aanmaning is vriendelijk van toon, maar wel volledig en duidelijk. Neem in ieder geval de volgende informatie op:
- Een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (factuurnummer en datum)
- Het openstaande bedrag
- De oorspronkelijke betalingstermijn en de datum waarop die is verstreken
- Een nieuwe, concrete betalingsdeadline (bijvoorbeeld zeven of veertien dagen na de aanmaning)
- Je betaalgegevens (IBAN, naam rekeninghouder)
- Een vermelding van wat er gebeurt als betaling uitblijft (volgende aanmaning of incasso)
Vermeld bij de eerste aanmaning nog geen extra kosten of rente, tenzij je die al in je algemene voorwaarden hebt vastgelegd en de klant daar bij het aangaan van de overeenkomst mee akkoord is gegaan. Bij consumenten gelden bovendien wettelijke regels over wanneer je incassokosten in rekening mag brengen.
Toon en stijl: zakelijk maar niet agressief
De eerste aanmaning is geen aanklacht, maar een herinnering. Houd de toon rustig en professioneel. Gebruik formuleringen als “Wij hebben geconstateerd dat de betaling van factuur [nummer] nog niet is ontvangen” in plaats van beschuldigende zinnen. Misschien heeft de klant de factuur simpelweg over het hoofd gezien.
Een vriendelijke aanpak werkt in de meeste gevallen beter dan direct dreigen. Je wilt de zakelijke relatie niet onnodig beschadigen, zeker als het om een vaste klant gaat. Bewaar de scherpere toon voor een eventuele tweede aanmaning of verdere stappen.
Hoe stuur je de eerste aanmaning?
Je kunt de eerste aanmaning per e-mail sturen. Dat is snel, aantoonbaar (bewaar de verzendbevestiging) en voor de meeste situaties voldoende. Wil je meer zekerheid over ontvangst, dan kun je kiezen voor een aangetekende brief. Dat is aan te raden als je vermoedt dat de situatie verder kan escaleren, omdat je dan kunt aantonen dat de aanmaning daadwerkelijk is verstuurd en ontvangen.
Stuur de aanmaning bij voorkeur naar het juiste e-mailadres of contactpersoon van de klant. Een aanmaning die bij de verkeerde afdeling belandt, leidt alleen maar tot extra vertraging.
Wat als er na de eerste aanmaning niet wordt betaald?
Reageert de klant niet, of betaalt hij niet binnen de nieuwe termijn die je hebt gesteld? Dan is het tijd voor een tweede aanmaning, eventueel met aankondiging van incassokosten en wettelijke rente. Blijft betaling opnieuw uit, dan kun je een incassobureau inschakelen of juridische stappen overwegen.
De eerste aanmaning is dus de start van een traject dat je gestructureerd moet opbouwen. Elke stap documenteer je zorgvuldig, zodat je bij een eventuele rechtszaak kunt aantonen dat je de klant voldoende gelegenheid hebt gegeven om te betalen.
Stuur de eerste aanmaning altijd tijdig, volledig en in de juiste toon. Dat is vaak al voldoende om betaling alsnog los te krijgen en het voorkomt dat een eenvoudige betalingsachterstand uitgroeit tot een langdurig conflict.