Een ingebrekestelling per mail versturen is toegestaan en juridisch geldig, maar alleen als je kunt bewijzen dat de ontvanger de mail ook daadwerkelijk heeft gekregen. Dat is precies waar het in de praktijk vaak misgaat. Hieronder lees je hoe je een ingebrekestelling per e-mail correct verstuurt, wat je erin zet en hoe je de ontvangst aantoont.
Wanneer stuur je een ingebrekestelling per mail?
Je stuurt een ingebrekestelling als iemand een afspraak of verplichting niet is nagekomen. Denk aan een leverancier die te laat levert, een opdrachtnemer die werk niet afmaakt of een klant die een factuur niet betaalt. Met een ingebrekestelling stel je de andere partij formeel in verzuim. Dat is een juridische stap die je nodig hebt als je later aanspraak wilt maken op schadevergoeding of de overeenkomst wilt ontbinden.
E-mail is een snelle en goedkope manier om dit te doen. Je hoeft niet per definitie naar de post. Toch heeft e-mail één nadeel ten opzichte van een aangetekende brief: je kunt minder makkelijk bewijzen dat de mail is aangekomen en gelezen.
Wat zet je in een ingebrekestelling per mail?
De inhoud van de mail is hetzelfde als bij een schriftelijke ingebrekestelling. Zorg dat de volgende punten erin staan:
- Een duidelijke omschrijving van de tekortkoming. Wat heeft de andere partij niet (of niet goed) gedaan?
- Een verwijzing naar de afspraak, het contract of de factuur waar het om gaat, inclusief datum en eventueel nummer.
- Een redelijke termijn waarbinnen de andere partij alsnog moet nakomen. Gebruikelijk is 14 dagen, maar dat hangt af van de situatie. Bij een eenvoudige betaling kan 7 dagen al redelijk zijn.
- Wat je doet als de termijn wordt overschreden. Bijvoorbeeld: dat je dan aanspraak maakt op schadevergoeding of juridische stappen zet.
- Je eigen naam, bedrijfsnaam en contactgegevens.
Houd een zakelijke, neutrale toon aan. Schrijf geen boze of dreigende teksten, want die werken averechts als de zaak later voor de rechter komt.
Hoe bewijs je dat de mail is ontvangen?
Dit is het belangrijkste aandachtspunt bij een ingebrekestelling per mail. Zonder bewijs van ontvangst sta je juridisch zwak. Er zijn een paar manieren om dit te regelen:
- Leesbevestiging instellen. Vraag in je mailprogramma om een leesbevestiging. Let op: de ontvanger kan dit weigeren, dus het is geen waterdicht bewijs.
- Bezorgbevestiging opslaan. Een bezorgbevestiging toont aan dat de mail de mailserver van de ontvanger heeft bereikt. Dat is al sterker dan niets.
- Stuur de mail naar meerdere bekende adressen. Als je weet dat iemand ook een ander werkadres heeft, stuur de mail dan naar beide.
- Bevestig telefonisch. Bel na het versturen kort op en vraag of de mail is ontvangen. Noteer datum, tijd en wat er gezegd is. Dat gesprek kan later als bewijs dienen.
- Gecertificeerde e-mail of aangetekende e-mail. Er bestaan diensten die juridisch geldige bezorgbewijzen afgeven voor e-mails. Dit is vergelijkbaar met een aangetekende brief, maar digitaal.
- Combineer met een WhatsApp of sms. Stuur na de mail een kort berichtje: “Ik heb je zojuist een ingebrekestelling gemaild, kun je dit bevestigen?” De reactie (of het blauwe vinkje) geeft extra onderbouwing.
Twijfel je of je voldoende bewijs hebt? Stuur de ingebrekestelling dan toch ook per aangetekende post. Dat geeft de meeste zekerheid.
Ingebrekestelling per mail: wanneer werkt het niet goed?
E-mail is minder geschikt in een paar situaties. Als de verhouding al ernstig verstoord is en je verwacht dat de andere partij de mail negeert of ontvangst ontkent, kies dan voor een aangetekende brief. Ook bij grote financiële belangen, waarbij je later vrijwel zeker naar de rechter gaat, is een aangetekende brief de veiligere keuze. De extra kosten (een paar euro) wegen niet op tegen het risico dat je bewijs later wordt aangevochten.
Verder geldt: als in een contract staat dat officiële mededelingen schriftelijk per post moeten, dan is een e-mail juridisch niet voldoende. Lees het contract dus altijd even na voordat je kiest voor e-mail.
Een ingebrekestelling per mail is snel en praktisch, maar vraagt om extra aandacht voor het bewijs van ontvangst. Zet de mail volledig op, vraag om bevestiging en sla alles op. Zo sta je sterk als de andere partij later beweert niets ontvangen te hebben.