Een laatste betalingsherinnering is de definitieve schriftelijke waarschuwing die je stuurt aan een klant of schuldenaar voordat je verdere stappen onderneemt, zoals het inschakelen van een incassobureau of de rechter. Met deze brief geef je de ontvanger een laatste kans om de openstaande factuur te betalen, en je legt tegelijk vast dat je aan je informatieplicht hebt voldaan. Dat laatste is belangrijk als je later juridische stappen wil zetten.
Een laatste betalingsherinnering is dus iets anders dan een gewone herinnering of eerste aanmaning. Het is de laatste stap in je aanmaningsproces, en de toon en inhoud moeten dat duidelijk weerspiegelen.
Wanneer stuur je een laatste betalingsherinnering?
Je stuurt een laatste betalingsherinnering pas nadat je al eerder hebt geprobeerd de betaling te innen. Meestal ziet het traject er zo uit: eerst stuur je een vriendelijke betalingsherinnering kort na de vervaldatum. Reageert de klant niet? Dan volgt een eerste aanmaning. Pas daarna, als ook die geen resultaat heeft, stuur je de laatste betalingsherinnering.
In de praktijk hanteren veel bedrijven en particulieren een termijn van 14 dagen tussen elke stap. Zo krijgt de ontvanger redelijke tijd om te reageren, en bouw je een duidelijk dossier op. Stuur je de laatste aanmaning te snel, dan kan een rechter later oordelen dat je de schuldenaar onvoldoende gelegenheid hebt gegeven.
Wat zet je in een laatste betalingsherinnering?
De inhoud van de brief moet concreet en ondubbelzinnig zijn. Vaagheid werkt in je nadeel, zowel voor de ontvanger als voor een eventuele rechtszaak. Neem in ieder geval de volgende elementen op:
- Je eigen naam en adresgegevens
- De naam en adresgegevens van de ontvanger
- De datum van de brief
- Het factuurnummer en de oorspronkelijke vervaldatum
- Het openstaande bedrag (inclusief eventuele rente of incassokosten)
- Een duidelijke laatste betaaltermijn, bijvoorbeeld 7 of 14 dagen
- De gevolgen als er niet betaald wordt (incasso, gerechtelijke procedure)
- Je bankgegevens of betaalinstructies
Noem altijd het exacte bedrag dat de ontvanger moet betalen. Geef je een vage omschrijving, dan geef je de schuldenaar onbedoeld een reden om niet te betalen of bezwaar te maken.
De juiste toon: zakelijk maar duidelijk
Een laatste betalingsherinnering mag een stevige toon hebben, maar moet professioneel blijven. Dreigend of beledigend taalgebruik schaadt je positie en kan de situatie onnodig escaleren. Schrijf feitelijk: je constateert dat de factuur ondanks eerdere herinneringen nog steeds openstaat, en je geeft de ontvanger één laatste mogelijkheid om dit op te lossen.
Gebruik geen vage formuleringen zoals “wij verzoeken u vriendelijk”. Op dit punt in het traject is duidelijkheid gepaster: “Als wij het bedrag niet ontvangen voor [datum], geven wij uw dossier door aan ons incassobureau.” Zo weet de ontvanger precies waar hij aan toe is.
Incassokosten vermelden: dit zijn de regels
Als je te maken hebt met een consument (niet een bedrijf), ben je in Nederland verplicht om de zogeheten veertiendagenbrief te sturen voordat je incassokosten in rekening mag brengen. In deze brief waarschuw je de consument dat je incassokosten zult berekenen als er niet binnen veertien dagen wordt betaald. Veel mensen gebruiken hun laatste betalingsherinnering tegelijk als veertiendagenbrief. Dat is toegestaan, mits de brief aan alle wettelijke eisen voldoet.
De incassokosten die je mag berekenen zijn wettelijk vastgelegd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Voor een openstaand bedrag van bijvoorbeeld 500 euro bedragen de wettelijke incassokosten minimaal 40 euro en maximaal een bepaald percentage van de hoofdsom. Controleer de actuele tarieven via de officiële overheidswebsite of via een juridisch adviseur, want die bedragen kunnen worden aangepast.
Stuur je de brief per post of per e-mail?
Voor de bewijskracht verdient aangetekende post de voorkeur. Zo kun je aantonen dat de brief daadwerkelijk is verzonden en (waarschijnlijk) ontvangen. E-mail is ook mogelijk, maar dan loop je het risico dat de ontvanger later claimt de mail niet te hebben gezien. Stuur je de laatste aanmaning per e-mail, vraag dan een leesbevestiging aan en bewaar alle e-mailcorrespondentie zorgvuldig.
Sommige mensen kiezen voor een combinatie: de brief per e-mail én aangetekend per post. Dat geeft je het sterkste dossier als de zaak voor de rechter komt.
Voorbeeld van een laatste betalingsherinnering
Hieronder een eenvoudig voorbeeld dat je kunt aanpassen aan je eigen situatie:
Betreft: Laatste betalingsherinnering, factuurnummer [XXXX]
Geachte [naam],
Ondanks onze eerdere herinneringen van [datum 1] en [datum 2] staat factuurnummer [XXXX] van [datum factuur] voor een bedrag van [bedrag] nog steeds open. Wij verzoeken u dit bedrag uiterlijk op [uiterste datum] te voldoen op rekeningnummer [IBAN] onder vermelding van het factuurnummer.
Als wij het bedrag niet voor bovengenoemde datum ontvangen, zijn wij genoodzaakt uw dossier door te sturen naar een incassobureau. De daarmee gepaard gaande kosten komen voor uw rekening. Wij gaan ervan uit dat dit niet nodig is.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam en gegevens]
Pas de inhoud aan op je situatie, maar houd de structuur helder: wat is er verschuldigd, voor welke datum, en wat zijn de gevolgen bij niet-betaling.
Bewaar altijd een kopie van de verstuurde brief en de bijbehorende correspondentie. Mocht het alsnog tot een incassoprocedure of rechtszaak komen, dan is een goed gedocumenteerd dossier je sterkste wapen.