Een voorbeeld ingebrekestelling factuur is een formele brief waarmee je een schuldenaar officieel aanmaant een onbetaalde factuur alsnog te betalen, binnen een bepaalde termijn. Dit is een belangrijke stap: pas na een correcte ingebrekestelling kun je in veel gevallen aanspraak maken op wettelijke rente, schadevergoeding of verdere juridische stappen. Hieronder vind je een concreet voorbeeld en uitleg over wat er precies in moet staan.
Wanneer stuur je een ingebrekestelling voor een factuur?
Een gewone betalingsherinnering is niet hetzelfde als een ingebrekestelling. Een herinnering stuur je vriendelijk na het verstrijken van de betalingstermijn. Een ingebrekestelling gaat een stap verder: je stelt de andere partij formeel in gebreke. Dat betekent dat je zwart op wit vastlegt dat de betaling uitblijft en dat je een laatste termijn geeft om te betalen.
Je stuurt een ingebrekestelling als eerdere herinneringen geen resultaat hebben opgeleverd. In de meeste gevallen is dit na twee of drie betalingsherinneringen. Zonder ingebrekestelling is het in België en Nederland in veel situaties moeilijker om aanspraak te maken op wettelijke verwijlinteresten of om een rechtszaak te starten.
Wat moet er in een ingebrekestelling voor een factuur staan?
Een goede ingebrekestelling bevat een aantal vaste onderdelen. Ontbreken er onderdelen, dan kan de brief minder juridisch gewicht hebben. Zet er altijd het volgende in:
- Je eigen naam en adresgegevens (afzender)
- Naam en adresgegevens van de schuldenaar (ontvanger)
- Datum van de brief
- Factuurnummer en factuurdatum van de onbetaalde factuur
- Het openstaande bedrag
- Een duidelijke vermelding dat eerdere herinneringen geen resultaat hadden
- Een laatste betalingstermijn (gebruikelijk is 7 tot 14 dagen)
- De gevolgen als niet binnen die termijn wordt betaald (gerechtelijke stappen, incasso, extra kosten)
- Je handtekening
Stuur de brief bij voorkeur aangetekend. Zo heb je bewijs dat de ontvanger de brief heeft ontvangen. Dat bewijs kan later van belang zijn als je naar de rechter stapt.
Voorbeeld ingebrekestelling factuur
Hieronder staat een concreet voorbeeld dat je kunt aanpassen aan jouw situatie:
[Jouw naam]
[Jouw adres]
[Postcode en gemeente]
[Datum]
[Naam schuldenaar]
[Adres schuldenaar]
[Postcode en gemeente]
Betreft: Ingebrekestelling factuur nr. [factuurnummer]
Geachte [naam],
Op [factuurdatum] stuurde ik u factuur nr. [factuurnummer] voor een bedrag van [bedrag in euro], met een betalingstermijn van [aantal] dagen. Tot op heden heb ik geen betaling ontvangen, ondanks mijn herinneringen van [datum herinnering 1] en [datum herinnering 2].
Bij deze stel ik u formeel in gebreke en verzoek ik u het openstaande bedrag van [bedrag] uiterlijk binnen 14 dagen na dagtekening van deze brief over te maken op rekeningnummer [IBAN] met vermelding van het factuurnummer.
Indien betaling binnen deze termijn uitblijft, ben ik genoodzaakt verdere stappen te ondernemen, waaronder het inschakelen van een incassobureau of het instellen van een gerechtelijke vordering. De daarmee gepaard gaande kosten komen in dat geval voor uw rekening.
Ik verzoek u dringend om tijdig te betalen zodat verdere stappen niet nodig zijn.
Met vriendelijke groeten,
[Jouw naam]
[Handtekening]
Valkuilen bij het sturen van een ingebrekestelling
Een veelgemaakte fout is een te vage omschrijving van de vordering. Vermeld altijd het exacte factuurnummer en bedrag, zodat er geen twijfel bestaat over welke factuur het gaat. Gebruik ook een concrete betalingstermijn, niet “zo snel mogelijk”. Een vage termijn geeft de schuldenaar ruimte om af te wachten.
Dreigen met gevolgen die je niet kunt waarmaken, is ook een valkuil. Schrijf alleen wat je daadwerkelijk van plan bent te doen. Lege dreigementen ondermijnen de geloofwaardigheid van de brief en daarmee de druk op de schuldenaar.
Tot slot: een ingebrekestelling is geen garantie op betaling. Betaalt de andere partij ook na deze brief niet, dan zijn vervolgstappen via een incassobureau of de rechter de volgende opties. Bij grotere bedragen of complexe situaties is het verstandig om juridisch advies in te winnen voordat je verdere stappen zet.
Met dit voorbeeld en de checklist heb je alles in handen om zelf een correcte ingebrekestelling op te stellen. Pas de tekst aan je eigen situatie aan, stuur de brief aangetekend en bewaar een kopie voor je eigen administratie.