Een vriendelijke betalingsherinnering is een kort, beleefd bericht aan een klant die een factuur nog niet heeft betaald. Je stuurt hem om de klant te attenderen op de openstaande betaling, zonder de relatie te beschadigen. De toon is begripvol en zakelijk tegelijk: je gaat ervan uit dat het om vergeten gaat, niet om kwade wil.
De meeste ondernemers sturen de eerste herinnering per e-mail, samen met een kopie van de originele factuur. Dat is handig: de klant heeft alles in één bericht en hoeft niet te zoeken. Stuur de herinnering pas als de betaaltermijn echt verstreken is. Bij een betalingstermijn van 14 of 30 dagen wacht je dus tot na die datum.
Wat zet je in een vriendelijke betalingsherinnering?
Houd het kort en to the point. Een goede betalingsherinnering bevat de volgende elementen:
- Een vriendelijke aanhef met de naam van de klant
- Een verwijzing naar het factuurnummer en de factuurdatum
- Het openstaande bedrag
- De nieuwe betalingstermijn (geef de klant nog een concrete datum)
- Je betaalgegevens (IBAN en tenaamstelling)
- Een vriendelijke afsluiting met je contactgegevens
Wat je weglaat: verwijten, dreigementen of een uitgebreide uitleg over wat er gebeurt als ze niet betalen. Dat bewaar je voor een eventuele tweede of derde aanmaning. In de eerste herinnering ga je er simpelweg van uit dat het per ongeluk is misgegaan.
Voorbeeld van een vriendelijke betalingsherinnering
Hieronder staat een concreet voorbeeld dat je direct kunt aanpassen en versturen. Dit voorbeeld werkt zowel per e-mail als per brief.
Onderwerp: Betalingsherinnering factuur [factuurnummer]
Beste [naam klant],
Onlangs stuurden wij u factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] voor een bedrag van [bedrag]. Tot op heden hebben wij de betaling nog niet ontvangen. Mogelijk is dit bericht en onze factuur u door de drukte ontgaan.
Wij vragen u vriendelijk het openstaande bedrag van [bedrag] vóór [nieuwe datum, bijvoorbeeld 7 of 14 dagen later] over te maken naar:
IBAN: [uw IBAN]
T.n.v.: [uw bedrijfsnaam]
Onder vermelding van: [factuurnummer]
Heeft u de factuur al voldaan of heeft u een vraag? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw bedrijfsnaam]
[Telefoonnummer / e-mailadres]
Wanneer stuur je de herinnering en hoe vaak?
Stuur de eerste vriendelijke betalingsherinnering zodra de betaaltermijn verstreken is, in de praktijk vaak één tot drie dagen erna. Wacht je te lang, dan loopt je cashflow onnodig achter. Wacht je te kort, dan kan het betaalbewijs nog onderweg zijn.
Betaalt de klant ook na de eerste herinnering niet, dan stuur je een tweede aanmaning. Die mag iets strikter van toon zijn en kan een verwijzing bevatten naar eventuele incassokosten. Pas bij een derde aanmaning, of als de klant helemaal niet reageert, ga je over op verdere stappen zoals een incassobureau of een sommatie via een advocaat.
Een handig schema:
| Stap | Moment | Toon |
|---|---|---|
| 1. Vriendelijke betalingsherinnering | 1 tot 3 dagen na vervaldatum | Begripvol, vriendelijk |
| 2. Tweede aanmaning | 7 tot 14 dagen na eerste herinnering | Formeler, verwijzing naar kosten |
| 3. Sommatie / incasso | Na nog eens 7 tot 14 dagen zonder reactie | Formeel, juridisch |
Veelgemaakte fouten bij een betalingsherinnering
De grootste valkuil is een te aanvallende toon in de eerste herinnering. Klanten haken dan af, ook als ze echt van plan waren te betalen. Schrijf nooit “u bent verplicht” of “wij zullen genoodzaakt zijn” in een eerste herinnering. Dat is voor de tweede of derde ronde.
Een andere veelgemaakte fout: geen nieuwe betalingstermijn noemen. Als je alleen schrijft “gelieve zo spoedig mogelijk te betalen”, geef je de klant niets om zich aan te houden. Geef altijd een concrete datum, zoals “voor 15 juni”. Dat werkt beter en het geeft jou ook een duidelijk moment om daarna een nieuwe stap te zetten.
Tot slot: vergeet de kopie van de factuur niet mee te sturen. Klanten zeggen soms dat ze de originele factuur nooit hebben ontvangen, ook al is dat niet altijd waar. Door de factuur opnieuw bij te voegen, verwijder je dat excuus en verklein je de kans op vertraging.
Een vriendelijke betalingsherinnering kost je vijf minuten, maar haalt in veel gevallen gewoon het geld op. De meeste klanten betalen na de eerste herinnering alsnog, zeker als de toon goed zit en alle informatie duidelijk aanwezig is. Bewaar de scherpere communicatie voor de situaties waarin dat echt nodig is.