Een betalingsherinnering voor een factuur stuur je wanneer een klant niet op tijd betaalt. Dat is het moment waarop je de klant vriendelijk maar duidelijk wijst op de openstaande factuur en vraagt om alsnog te betalen. Doe je dat op de juiste manier, dan vergroot je de kans op betaling én bescherm je je recht om later incassokosten in rekening te brengen.
Dit artikel legt uit wanneer je een betalingsherinnering stuurt, wat er precies in moet staan, wanneer je incassokosten mag toevoegen en hoe je de toon slim kiest per situatie.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Je stuurt een betalingsherinnering zodra de betalingstermijn op de factuur is verstreken. Die termijn staat op de factuur zelf, meestal 14 of 30 dagen. Is die datum voorbij zonder betaling? Dan mag je direct een herinnering sturen. Je hoeft wettelijk gezien niet te wachten.
Veel ondernemers wachten toch een paar dagen extra, uit vriendelijkheid of omdat overboekingen soms wat langer duren. Dat is begrijpelijk, maar wacht niet te lang. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat je het geld nog terugziet. Een week na de uiterste betaaldatum is een gebruikelijk moment voor de eerste herinnering.
Wat zet je in een betalingsherinnering voor een factuur?
Een goede betalingsherinnering is kort en duidelijk. Zet er altijd het volgende in:
- Je eigen naam en contactgegevens
- De naam en contactgegevens van de klant
- Het factuurnummer en de factuurdatum
- Het openstaande bedrag
- De oorspronkelijke betalingstermijn die is verstreken
- Een nieuwe, concrete deadline (bv. “betaal voor 20 juni 2026”)
- Jouw betaalgegevens (IBAN, naam rekeninghouder)
Vermeld ook wat er gebeurt als betaling uitblijft. Denk aan het in rekening brengen van wettelijke rente en incassokosten. Dat is geen dreigement, maar gewoon informatie waar de klant recht op heeft.
De toon: vriendelijk of streng?
De eerste herinnering is altijd vriendelijk. Ga ervan uit dat de klant de factuur vergeten is of over het hoofd heeft gezien. Een beleefde, zakelijke toon werkt dan het best. Bijvoorbeeld: “Mogelijk heeft deze betaling u gemist. Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande bedrag van … vóór … over te maken.”
Blijft betaling uit? Stuur dan een tweede herinnering met een strakkere toon. Benoem daarin dat dit de tweede aanmaning is, vermeld opnieuw de deadline en geef aan dat je bij uitblijven verdere stappen zet. Dit kan een incassobureau inschakelen zijn of een gerechtelijke procedure.
Stuur nooit alles in één keer. De opbouw van vriendelijk naar zakelijk naar formeel is belangrijk, ook juridisch. Het laat zien dat je de klant eerlijk de kans hebt gegeven om te betalen.
Incassokosten en wettelijke rente bij een late betaling
Als een klant niet betaalt na een aanmaning, mag je incassokosten in rekening brengen. Voor particulieren gelden wettelijke maximumtarieven (gebaseerd op de Wet incassokosten). Voor zakelijke klanten geldt dit niet automatisch, maar je kunt het contractueel vastleggen of verwijzen naar de wet.
De incassokosten voor particulieren zijn in 2026 naar schatting:
| Openstaand bedrag | Maximale incassokosten |
|---|---|
| Tot €267 | 15% van het bedrag (minimaal €40) |
| €267 tot €1.334 | 15% over eerste €267, dan 10% over de rest |
| €1.334 tot €6.671 | Oplopende percentages per schijf |
Naast incassokosten mag je ook wettelijke rente in rekening brengen. Die loopt automatisch vanaf de dag dat de betalingstermijn is verstreken. Voor zakelijke transacties geldt de wettelijke handelsrente, die hoger ligt dan de rente voor particulieren. Vermeld in je aanmaning altijd dat je rente in rekening brengt, anders kun je er later moeilijker aanspraak op maken.
Betalingsherinnering via e-mail of post?
De meeste betalingsherinneringen gaan tegenwoordig per e-mail. Dat is snel, goedkoop en makkelijk terug te vinden als bewijs. Zorg dat je een ontvangstbevestiging of leesbevestiging inschakelt, of stuur een verzoek om een korte reactie. Zo heb je bewijs dat de klant de herinnering heeft ontvangen.
Bij een formele aanmaning, zeker als je incassokosten wilt kunnen vorderen, is aangetekende post sterker als bewijs. Dit is met name handig als je verwacht dat de klant de ontvangst later betwist. Voor de meeste alledaagse situaties voldoet e-mail.
Wat als de klant nog steeds niet betaalt?
Heb je twee herinneringen gestuurd en is er nog steeds geen betaling? Dan heb je een paar opties. Je kunt een incassobureau inschakelen dat het traject voor je overneemt. Of je stapt naar de rechter via een incassoprocedure. Voor vorderingen tot 5.000 euro is de kantonrechter bevoegd, en de drempel is relatief laag.
Bewaar altijd alle correspondentie: de originele factuur, de herinneringen en eventuele reacties van de klant. Dat is je dossier als het tot een procedure komt.
Een betalingsherinnering voor een factuur is dus geen formaliteit, maar een serieuze stap met juridische gevolgen. Stuur hem op tijd, zorg dat alle gegevens kloppen en bouw de toon op per herinnering. Zo vergroot je de kans op betaling en sta je sterk als de klant uiteindelijk toch niet betaalt.