Een WIK-aanmaning is een wettelijk verplichte laatste aanmaning die je moet sturen voordat je incassokosten in rekening mag brengen bij een niet-betalende klant. In de brief geef je de schuldenaar nog 14 dagen de tijd om te betalen, zonder dat er extra kosten bij komen. Doe je dit niet, dan mag je de incassokosten wettelijk gezien niet doorberekenen.
WIK staat voor Wet Incassokosten, ingevoerd om consumenten te beschermen tegen onredelijke extra kosten bij een betalingsachterstand. Voor ondernemers die geld tegoed hebben van particulieren (en in bepaalde gevallen van andere bedrijven) is de WIK-brief geen optie, maar een verplichting.
Wanneer stuur je een WIK-aanmaning?
Je stuurt de WIK-aanmaning op het moment dat een factuur onbetaald is gebleven na de betalingstermijn. Denk aan een klant die na 30, 60 of zelfs 90 dagen nog niets heeft overgemaakt. De aanmaning markeert formeel het begin van de incassoprocedure. Pas ná deze brief, als de 14-daagse termijn zonder betaling is verstreken, mag je incassokosten doorberekenen.
Let op: de WIK-aanmaning is verplicht bij vorderingen op consumenten (particulieren). Bij zakelijke schuldenaren (b2b) kun je in de meeste gevallen de incassokosten ook zonder WIK-brief in rekening brengen, tenzij je dit van tevoren contractueel hebt vastgelegd. Twijfel je? Hanteer de WIK-procedure dan sowieso, dat is de veiligste keuze.
Wat staat er in een WIK-aanmaning?
De wet stelt eisen aan de inhoud van de brief. Een geldige WIK-aanmaning bevat in ieder geval:
- De naam en contactgegevens van jezelf als schuldeiser
- De naam van de schuldenaar
- Het openstaande bedrag (de hoofdsom)
- De uiterste betaaldatum (14 dagen na ontvangst van de brief)
- Een duidelijke vermelding dat bij niet-betaling incassokosten in rekening worden gebracht
- Het bedrag van die incassokosten (of de berekening daarvan)
Dat laatste punt is belangrijk: je moet het bedrag aan incassokosten alvast noemen in de brief. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat de rechter later oordeelt dat de brief niet geldig was en je de incassokosten alsnog niet mag doorberekenen.
Hoe bereken je de incassokosten volgens de WIK?
De wet bepaalt de maximale incassokosten op basis van een percentage van de hoofdsom, met een wettelijk minimum van 40 euro. De staffel ziet er als volgt uit:
| Hoofdsom | Percentage |
|---|---|
| Tot en met €2.500 | 15% (minimaal €40) |
| €2.500 tot €5.000 | 10% |
| €5.000 tot €10.000 | 5% |
| €10.000 tot €200.000 | 1% |
| Boven €200.000 | 0,5% (maximaal €6.775) |
Praktisch voorbeeld: een klant betaalt een factuur van €500 niet. De incassokosten zijn dan 15% van €500 = €75. In de WIK-aanmaning vermeld je dit bedrag expliciet, zodat de schuldenaar precies weet wat hem te wachten staat als hij niet betaalt.
Wat doe je als de 14 dagen verstrijken zonder betaling?
Betaalt de schuldenaar binnen de 14 dagen? Dan is de zaak afgedaan en hoef je verder niets te doen. Betaalt hij niet, dan mag je de vordering uit handen geven aan een incassobureau of een gerechtelijke procedure starten. De incassokosten die je in de WIK-brief hebt aangekondigd, mogen op dat moment worden toegevoegd aan de totale vordering.
Stuur de WIK-aanmaning bij voorkeur per aangetekende post of met een ontvangstbevestiging. Zo heb je bewijs dat de brief daadwerkelijk is verstuurd en ontvangen. De 14-daagse termijn gaat in op de dag ná ontvangst door de schuldenaar, niet op de verzenddatum.
Een WIK-aanmaning kost weinig moeite en beschermt jouw recht op incassokosten volledig. Sla hem nooit over bij vorderingen op particulieren: zonder deze brief mis je niet alleen de extra kosten, maar verzwak je ook jouw positie als de zaak voor de rechter komt.