Een tweede aanmaning stuur je als een klant na de eerste aanmaning nog steeds niet heeft betaald en ook niets van zich heeft laten horen. Het is in feite een herhaling van de eerste aanmaning, maar met een duidelijker signaal: als de klant nu niet betaalt, zet je de volgende stap richting incasso of juridische actie.
Wanneer stuur je een tweede aanmaning?
Na de eerste aanmaning geef je de klant een redelijke betalingstermijn, meestal 7 tot 14 dagen. Heeft de klant die termijn laten verlopen zonder te betalen of te reageren? Dan is een tweede aanmaning op zijn plaats. Er is geen wettelijke verplichting om meerdere aanmaningen te sturen, maar in de praktijk is twee aanmaningen sturen een gangbare stap voordat je verdere actie onderneemt.
Sommige ondernemers slaan de tweede aanmaning over en stappen direct over op een incassobureau of sommatie via een advocaat. Dat is juridisch gezien toegestaan, maar kan de relatie met de klant onnodig op scherp zetten. Een tweede aanmaning geeft de klant nog één kans en toont aan dat je zorgvuldig te werk bent gegaan, iets wat later ook in een juridische procedure kan meespelen.
Wat zet je in een tweede aanmaning?
De inhoud lijkt sterk op de eerste aanmaning, maar de toon is doorgaans strakker. Zet de volgende onderdelen in de brief:
- De openstaande factuur (factuurnummer, datum en bedrag)
- Een verwijzing naar de eerste aanmaning en de datum daarvan
- Het totale openstaande bedrag, inclusief eventuele rente of kosten
- Een nieuwe, korte betalingstermijn (5 tot 10 dagen is gebruikelijk)
- De gevolgen als de klant ook nu niet betaalt, zoals het inschakelen van een incassobureau of het starten van een gerechtelijke procedure
- Je betaalgegevens (IBAN, rekeningnummer, betalingskenmerk)
Het is verstandig om ook incassokosten te noemen. Als ondernemer heb je recht op vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten zodra een klant in verzuim is. Voor particuliere klanten gelden hiervoor wettelijke minimumbedragen, vastgelegd in de wet normering buitengerechtelijke incassokosten.
De toon: stevig maar zakelijk
Een tweede aanmaning mag duidelijker en strakker zijn dan de eerste, maar blijf zakelijk. Vermijd emotionele of dreigende taal. Een zin als “Als wij het openstaande bedrag van [bedrag] niet vóór [datum] hebben ontvangen, zijn wij genoodzaakt een incassobureau in te schakelen” is voldoende krachtig en blijft professioneel.
Stuur de brief bij voorkeur aangetekend, zodat je kunt aantonen dat de klant de aanmaning heeft ontvangen. Dit is zeker aan te raden als je vermoedt dat de klant de eerdere brieven heeft genegeerd. Een kopie bewaar je altijd in je eigen administratie.
Wat doe je als de tweede aanmaning ook geen resultaat geeft?
Reageert de klant opnieuw niet? Dan zijn er een paar routes die je kunt bewandelen:
- Incassobureau inschakelen: Het bureau neemt de inning over en stuurt namens jou een sommatie. De kosten worden in de regel doorberekend aan de debiteur.
- Gerechtelijke procedure: Via een dagvaardingsprocedure of een verzoek tot een betalingsbevel (voor vorderingen waarover geen discussie bestaat) kun je een vonnis afdwingen.
- Mediator inzetten: Als er een conflict speelt over de hoogte of rechtmatigheid van de factuur, kan mediation soms sneller en goedkoper zijn dan een rechtszaak.
Of je direct naar een incassobureau stapt of eerst zelf nog contact opneemt, hangt af van de situatie, het bedrag en de relatie met de klant. Bij een klein bedrag en een eenmalige klant kies je misschien sneller voor een incassobureau. Bij een langdurige zakelijke relatie is een telefoongesprek soms effectiever dan een formele brief.
Twee aanmaningen sturen is in de meeste gevallen genoeg om te laten zien dat je serieus bent en zorgvuldig hebt gehandeld. Wordt ook de tweede aanmaning genegeerd, dan is de volgende stap zelden nog een derde brief, maar concrete actie.