Een tweede betalingsherinnering stuur je wanneer een klant na de eerste herinnering nog steeds niet heeft betaald. Dit is de laatste vriendelijke stap voordat je een aanmaning stuurt met hardere toon of juridische gevolgen. Het verschil met een eerste herinnering is subtiel maar belangrijk: je toon wordt iets strikter, je stelt een duidelijke laatste deadline en je maakt duidelijk wat de klant kan verwachten als er wederom niets gebeurt.
De tweede herinnering is niet bedoeld voor klanten die botweg weigeren te betalen. Je stuurt hem als je vermoedt dat de klant gewoon slordig is met administratie of het betalen steeds uitstelt. Is er duidelijk sprake van onwil of zijn er al meerdere herinneringen genegeerd? Dan is een formele aanmaning of incassobureau de volgende stap.
Wanneer stuur je de tweede betalingsherinnering?
Na de eerste herinnering geef je de klant een redelijke termijn om alsnog te betalen. Gebruikelijk is een termijn van 7 tot 14 dagen. Heeft de klant daarna nog steeds niets betaald en ook geen contact opgenomen? Dan is het moment voor de tweede herinnering aangebroken.
Hou de tijdlijn bij, zodat je goed kunt onderbouwen wanneer welke stap is gezet. Dat is ook handig als je later een incassobureau inschakelt of naar de rechter stapt: die wil precies weten wanneer en hoe je de klant hebt benaderd.
Wat staat er in een tweede betalingsherinnering?
De inhoud lijkt op die van de eerste herinnering, maar met een paar duidelijke aanscherpingen. Zet in elk geval de volgende elementen erin:
- Jouw naam en contactgegevens, en die van de klant
- De datum van de herinnering
- Het factuurnummer en de oorspronkelijke factuurdatum
- Het openstaande bedrag
- Een verwijzing naar de eerste herinnering (“Eerder hebben wij u op [datum] herinnerd aan…”)
- Een concrete uiterste betaaldatum, bij voorkeur 7 dagen na de datum van deze brief
- Wat er gebeurt als er niet betaald wordt, bijvoorbeeld incassokosten of een incassoprocedure
Wees duidelijk maar blijf professioneel. Agressieve toon werkt averechts en kan een zakelijke relatie onnodig beschadigen. Schrijf neutraal en feitelijk: de feiten spreken voor zich.
Voorbeeld van een tweede betalingsherinnering
Hieronder staat een voorbeeld dat je direct kunt aanpassen voor eigen gebruik:
Betreft: 2e betalingsherinnering factuur [factuurnummer]
Geachte [naam klant],
Op [datum eerste herinnering] hebben wij u herinnerd aan de openstaande factuur [factuurnummer] van [datum factuur] ter hoogte van [bedrag]. Tot op heden hebben wij uw betaling niet ontvangen.
Wij verzoeken u vriendelijk doch dringend het openstaande bedrag van [bedrag] vóór [uiterste betaaldatum] over te maken op rekeningnummer [IBAN] onder vermelding van factuurnummer [factuurnummer].
Indien wij uw betaling niet ontvangen vóór bovengenoemde datum, zien wij ons genoodzaakt de vordering uit handen te geven aan een incassobureau. De bijkomende incassokosten zullen dan voor uw rekening zijn.
Voor vragen kunt u contact met ons opnemen via [contactgegevens].
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam en bedrijfsnaam]
Incassokosten bij uitblijven van betaling
Als je de tweede herinnering laat vergezellen door een aankondiging van incassokosten, moet je oppassen dat je dit correct doet. Wettelijk gezien mag je pas incassokosten in rekening brengen nadat je de klant een zogeheten aanmaning met 14-dagentermijn hebt gestuurd. Dit is de officiële aanmaning die voldoet aan de Wet Incassokosten (WIK).
De tweede betalingsherinnering is dus niet hetzelfde als die wettelijke aanmaning. Je kunt in de tweede herinnering wel alvast aankondigen dat een dergelijke aanmaning volgt, maar de incassokosten staan pas officieel vast na die volgende stap. De hoogte van de wettelijke incassokosten is afhankelijk van het openstaande bedrag en begint bij minimaal 40 euro voor vorderingen tot 266,67 euro.
Tweede herinnering per e-mail of per post?
Beide zijn toegestaan. Per e-mail is sneller en goedkoper, maar per aangetekende post is bewijsbaarder. Als je denkt dat de situatie later kan escaleren naar een rechter of incassobureau, is aangetekende post aan te raden. Dan kun je aantonen dat de klant de brief daadwerkelijk heeft ontvangen.
Stuur je de herinnering per e-mail, vraag dan om een leesbevestiging of een ontvangstbevestiging. Bewaar alle correspondentie zorgvuldig, inclusief openings- en klikdata als je een e-mailtool gebruikt.
Blijft betaling ook na de tweede betalingsherinnering uit, dan is de vriendelijke fase voorbij. De volgende stap is een formele aanmaning met de wettelijke 14-dagentermijn, waarna je de weg opent naar incasso of een gerechtelijke procedure. Houd je communicatie altijd zakelijk en gedocumenteerd, zodat je in elke fase sterk staat.