Een vordering uit handen geven betekent dat je een onbetaalde factuur overdraagt aan een incassobureau of deurwaarder, zodat zij de invordering voor jou overnemen. Dit doe je als een klant na meerdere aanmaningen nog steeds niet betaalt en je zelf niet verder komt. Het is een duidelijke stap met concrete gevolgen, zowel voor jou als voor de schuldenaar.
Wanneer geef je een vordering uit handen?
Er is geen vaste termijn waarop je verplicht bent een vordering uit handen te geven. In de praktijk is het verstandig dit te overwegen als een schuldenaar na twee of drie aanmaningen nog niet heeft betaald en ook niet reageert op jouw berichten. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je het geld alsnog zelf ontvangt.
Gaat het om een consument (een particuliere klant)? Dan ben je wettelijk verplicht eerst een zogeheten veertiendagenbrief te sturen voordat je de vordering uit handen geeft. Deze brief wordt ook wel de WIK-brief (Wet Incassokosten) genoemd. In die brief geef je de schuldenaar nog veertien dagen de tijd om te betalen, inclusief de mededeling dat er incassokosten bij komen als dat niet gebeurt. Sla je deze stap over, dan kun je later geen aanspraak maken op buitengerechtelijke incassokosten. Bij zakelijke schuldenaren (bedrijven) geldt deze verplichting niet, maar een duidelijke aanmaning blijft altijd verstandig.
Vordering uit handen geven: de stappen op een rij
- Stuur minimaal één aanmaning. Geef de schuldenaar altijd eerst de kans om alsnog te betalen, met een duidelijke betalingstermijn (gebruikelijk is veertien dagen).
- Stuur bij consumenten de WIK-brief. Dit is wettelijk verplicht. Vermeld daarin het openstaande bedrag, de incassokosten die volgen bij niet-betaling, en de veertien dagen betalingstermijn.
- Kies een incassobureau of deurwaarder. Incassobureaus werken vaak op “no cure, no pay”-basis of rekenen een percentage van de vordering. Een deurwaarder heeft meer bevoegdheden (zoals beslag leggen), maar is doorgaans duurder.
- Draag de vordering over. Je stuurt relevante documenten mee: de originele factuur, betalingsherinneringen, de WIK-brief en eventuele communicatie met de schuldenaar.
- Volg het proces. Het incassobureau of de deurwaarder houdt je op de hoogte van de voortgang.
Wat zijn de kosten?
De incassokosten worden in Nederland grotendeels doorberekend aan de schuldenaar, mits je de juiste stappen hebt gevolgd (inclusief de WIK-brief bij consumenten). De wettelijke incassokosten zijn vastgesteld op een percentage van de hoofdsom, met een minimum van 40 euro. Bij een vordering van 500 euro bedragen de wettelijke incassokosten bijvoorbeeld 75 euro (15% van 500). Het exacte percentage daalt naarmate de vordering hoger wordt.
Als het incassobureau er in de buitengerechtelijke fase niet uitkomt, kan de zaak worden voorgelegd aan de rechter. Daarvoor komen griffierecht en eventuele advocaatkosten kijken. Weeg van tevoren af of de vordering hoog genoeg is om die extra kosten te rechtvaardigen. Bij kleine bedragen (ruwweg onder de 500 euro) kan een juridische procedure al snel meer kosten dan het oplevert.
No cure, no pay of toch niet?
Veel incassobureaus werken op “no cure, no pay”: als zij de vordering niet innen, betaal je niets. Klinkt aantrekkelijk, maar let op de kleine lettertjes. Soms worden proceskosten bij een gerechtelijke procedure wél doorbelast, ook als de uitkomst tegenvalt. Controleer ook of het bureau is aangesloten bij een branchevereniging (zoals de NVVK of het NVI), zodat je weet dat ze werken volgens duidelijke gedragsregels.
Een deurwaarder inschakelen heeft meer zin als je al een vonnis hebt of verwacht dat de schuldenaar snel zal betalen bij officieel contact. Deurwaarders mogen beslag leggen op loon of bankrekening; een incassobureau mag dat niet.
Wanneer is het juist niet verstandig?
Geef een vordering niet zomaar meteen uit handen. Als er een lopend geschil is over de kwaliteit van jouw product of dienst, kan de schuldenaar de betaling terecht weigeren. In dat geval lost een incassobureau niets op; je hebt dan eerst een gesprek of mediation nodig. Geef de vordering ook niet uit handen als je de klant in de toekomst als klant wilt behouden: de verhouding is daarna zelden meer hetzelfde.
Heb je alle aanmaningen verstuurd, de WIK-brief verzonden (bij een consument) en reageert de schuldenaar nog steeds niet? Dan is een vordering uit handen geven een logische volgende stap. Kies een betrouwbaar incassobureau of deurwaarder, lever alle documenten aan en laat het invorderen over aan professionals die daar dagelijks mee bezig zijn.