Betalingsherinnering: wat het is en wat je moet doen

Een betalingsherinnering is een officieel bericht dat je ontvangt wanneer je een openstaand bedrag niet op tijd hebt betaald. De Belastingdienst stuurt zo’n herinnering als je een belastingaanslag niet tijdig voldoet. Je krijgt dan 10 dagen de tijd om het openstaande bedrag alsnog over te maken. Doe je dat niet? Dan kunnen er verdere stappen volgen, zoals een aanmaning of dwangvordering.

Een betalingsherinnering is in de meeste gevallen nog geen officiële aanmaning. Het is een eerste signaal dat er een betaling is gemist, en het biedt je de kans om dat recht te zetten zonder directe gevolgen zoals extra kosten of juridische stappen.

Wanneer krijg je een betalingsherinnering?

Je ontvangt een betalingsherinnering zodra de uiterste betaaldatum van een aanslag verstreken is en de betaling niet is binnengekomen. Bij de Belastingdienst geldt dit voor verschillende soorten aanslagen, zoals inkomstenbelasting, omzetbelasting (btw) of motorrijtuigenbelasting. De herinnering geeft aan welk bedrag openstaat en wat de nieuwe deadline is om alsnog te betalen.

Hetzelfde principe geldt buiten de Belastingdienst. Ook bedrijven, verhuurders en andere crediteuren sturen een betalingsherinnering als een factuur te laat wordt betaald. In de praktijk is dit vaak een vriendelijk geformuleerd bericht, soms ook wel “eerste herinnering” of “aanmaning” genoemd, al verschilt de exacte term per afzender.

Wat staat er in een betalingsherinnering?

Een duidelijke betalingsherinnering bevat altijd een aantal vaste onderdelen:

• Het openstaande bedrag
• De originele betaaldatum die is verstreken
• De nieuwe deadline om alsnog te betalen (bij de Belastingdienst: 10 dagen)
• Het rekeningnummer en de betalingsreferentie of het aanslagnummer
• Wat er gebeurt als je niet op tijd betaalt

Bij de Belastingdienst staat ook vermeld welk belastingmiddel het betreft en voor welk tijdvak de aanslag geldt. Zo weet je precies waar de betaling op slaat.

Wat te doen als je een betalingsherinnering krijgt

Betaal het openstaande bedrag zo snel mogelijk, bij voorkeur ruim binnen de gestelde termijn van 10 dagen. Gebruik altijd het betalingskenmerk of aanslagnummer dat op de herinnering staat, zodat de betaling correct wordt verwerkt. Zonder dit kenmerk kan de betaling als onbekend worden geboekt en lijkt de schuld nog steeds open te staan.

Kun je het bedrag niet in één keer betalen? Neem dan contact op met de Belastingdienst (of de betreffende schuldeiser) voordat de termijn verstrijkt. In sommige gevallen is een betalingsregeling mogelijk. Dit is beter dan niets doen: wie de herinnering negeert, riskeert een formele aanmaning met extra administratiekosten, en daarna mogelijk een dwangbevel of incassotraject.

Denk je dat de herinnering onterecht is? Controleer dan eerst of de betaling al is afgeschreven en of het juiste kenmerk is gebruikt. Soms heeft een betaling vertraging opgelopen bij de verwerking. Is dat niet het geval en ben je het inhoudelijk oneens met de aanslag, dan kun je bezwaar maken. Een betalingsherinnering schort de betalingsverplichting in principe niet op: betaal (onder voorbehoud) of vraag uitstel aan terwijl je bezwaar loopt.

Wat gebeurt er als je niet betaalt?

Betaal je niet binnen de termijn die op de betalingsherinnering staat, dan volgen er verdere stappen. Bij de Belastingdienst is de volgorde doorgaans: betalingsherinnering, aanmaning, dwangbevel en uiteindelijk invordering. Bij een aanmaning kunnen aanmaningskosten in rekening worden gebracht. Bij een dwangbevel komen daar deurwaarderskosten bovenop.

Bij commerciële crediteuren (zoals leveranciers of verhuurders) geldt een vergelijkbare opbouw. Na de herinnering volgt een aanmaning, vaak met wettelijke rente en incassokosten. Die incassokosten zijn wettelijk gemaximeerd op basis van het openstaande bedrag, maar kunnen bij kleine facturen al snel oplopen tot tientallen euro’s extra.

Betalingsherinnering sturen als ondernemer

Als ondernemer of zzp’er kun je zelf ook betalingsherinneringen sturen aan klanten die niet op tijd betalen. Wacht niet te lang: hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat je het geld alsnog ontvangt. Een eerste herinnering stuur je doorgaans enkele dagen tot een week na het verstrijken van de betaaltermijn.

Een goede betalingsherinnering is vriendelijk maar duidelijk. Vermeld het openstaande factuurnummer, het bedrag, de originele vervaldatum en de nieuwe deadline. Geef ook aan wat je doet als er opnieuw niet wordt betaald, zoals het in rekening brengen van wettelijke rente of het inschakelen van een incassobureau. Dit voorkomt misverstanden en geeft de ontvanger een duidelijk signaal dat je de zaak serieus neemt.

Reageer je zelf op een betalingsherinnering, betaal dan direct of neem meteen contact op. De meeste problemen met betalingen lossen zich het snelst op door vroeg te reageren en duidelijk te communiceren, zowel als schuldenaar als als schuldeiser.